Sistemas efectivos de numeración de trabajos y códigos de costo

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Descripción general

Muchas empresas tienen un sistema de numeración de trabajos continuo. Sin embargo, ¿consideró cambiar el orden de numeración para poder recuperar informes para un tipo de proyecto o proyectos en particular por año y cualquier informe informativo generado?

¿Son sus códigos de costo suficientes para capturar los detalles que necesita en sus informes? Resuma todos los viajes basados ​​en la ubicación y el cumplimiento en un solo código, u obtenga los detalles de Hoteles frente a Hoteles. Alojamiento y comidas vs. Una vida?

No todos los programas de software son lo suficientemente maduros para admitir secuencias personalizadas de numeración de tipos de trabajo. Sin embargo, incluso el costo básico de los sistemas de software por contrato se puede ajustar para permitir un sistema de numeración extendida.

Secuencias específicas de numeración de tareas

Las técnicas de informes avanzadas pueden proporcionar una gran cantidad de información. La numeración de trabajos simplifica los informes, de modo que los proyectos de un tipo y / o año específico pueden ser fácilmente excluidos del software. Los ejemplos de secuencias de numeración podrían basarse en los siguientes criterios:

· adjudicación del proyecto anual

· obras públicas o privadas

· obras comerciales o privadas

· obras o servicios

· departamento (es) de la empresa [19659003] Si su software lo permite, puede comenzar el número de pedido con el año que ha dado, seguido del tipo de orden y un número secuencial. La gerencia puede solicitar en 2013 un informe sobre los ingresos brutos de todos los proyectos comerciales para mejorar los contratistas. Si tiene una secuencia de numeración, este es un informe simple que puede recuperar en lugar de revisar todos sus proyectos de 2013 y agregar los números manualmente para obtener los resultados.

El archivo raíz de costos de pedidos es otra buena fuente de información cuando todos los campos se completan y los campos personalizados a menudo se usan para recuperar informes.

Códigos de costos: ¿muy pocos o demasiados?

Las listas de códigos de costo que abarcan varias páginas a menudo se muestran. La mayoría del software de costo de trabajo le permite usar un código de costo para múltiples categorías (mano de obra, materiales, costos de trabajo directos, etc.).

Una buena fuente para crear una lista de códigos de costo es el resumen de la oferta y las hojas de detalles que se utilizan al licitar proyectos. Esto se traduce en los diferentes pasos de trabajo, los materiales que se instalarán, los equipos que se alquilarán, las categorías de los subcontratistas y los detalles de los costos del contrato directo incurridos.

Estas actividades pueden ser "numeradas" para crear una lista de códigos de costo. Si el software le permite usar un código de múltiples categorías, recuerde no duplicar las descripciones, sino ensamblar los códigos por "tipo" de trabajo realizado, equipo alquilado, costos de contrato directo, trabajo típicamente subcontratado, etc.

Mantener sus códigos de costos consistentes le permitirá crear informes aún más sofisticados. La administración ahora puede solicitar todos los proyectos para mejorar los contratistas comerciales en 2013, así como el costo total del alquiler de grúas para el año para estos proyectos específicos.

¿Por qué seguir estos pasos?

La historia es una gran fuente de información cuando se trata de anticipar el futuro. Al prepararse para un proyecto similar, se pueden analizar los detalles de costos para tipos de orden específicos. La información histórica se puede analizar para los márgenes en ciertos tipos de proyectos o una división de la empresa para tomar decisiones sobre si un tipo particular de trabajo es viable o no.

Si los campos están disponibles en el Archivo de Raíz de Costo del Pedido, los informes pueden ser rechazados no solo por tipo y año sino también por Project Manager para verificar el rendimiento y estimar los resultados reales.

Conclusión

En el desarrollo de sistemas de numeración, la consistencia es importante para maximizar los resultados de los informes. La gerencia debe establecer la información que se mostrará y desarrollar números de trabajo y códigos de costo que permitan una mejor información, pero también brinden información útil para estimaciones de costos, gerentes de proyectos y contabilidad.

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